ШТАТНИЙ РОЗПИС НА 2019 РІК:
СКЛАДАЄМО ЗА НОВИМИ ФОРМАМИ
При організації будь-якого підприємства досвідчений роботодавець знає напевно, що потрібно скласти документ, який визначає, які посади будуть обіймати майбутні працівники, скільки працівників необхідно і якою буде зарплата цих працівників. Такий документ зветься "штатний розпис". Без нього управляти підприємством, вести кадрову, планову або бухгалтерську роботу на підприємстві неможливо.
ЩО ТАКЕ ШТАТНИЙ РОЗПИС
Штатний розпис — організаційно-розпорядчий документ, у якому міститься вся необхідна інформація про наявні відділи та структурні підрозділи, про найманих працівників та рівень їх заробітної плати, наявні посади та їх кількість. Також штатним розписом визначають різні додаткові виплати, які встановлюють відповідно до займаної посади, тощо. Аналогічний висновок висловило Мінпраці у листі від 27.06.07 р. № 162/06/187-07, у якому зазначено, що всі підприємства в Україні зобов'язані мати штатний розпис, оформлений відповідним чином. Отже, зазначений документ є обов'язковим, навіть якщо на підприємстві працює лише одна людина, наприклад, керівник.
Наведемо ще один аргумент на користь оформлення штатного розпису. У п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП передбачено, що трудовий договір, укладений на невизначений строк,
ЯК СКЛАСТИ ШТАТНИЙ РОЗПИС
Типова форма штатного розпису Ч затверджена лише для бюджетної сфери (наказом № 57) у двох варіантах: типова форма та звичайна (приклад заповнення — у додатку 1). Інші підприємства можуть користуватися як формою штатного розпису для бюджетників, так і формою штатного розпису Ч зі Збірника форм ОРД1 і доповнювати її за потреби іншими графами.
Штатний розпис має містити такі складові:
— гриф затвердження;
— заголовок;
— текст.
а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані за ініціативою власника або уповноваженого ним органу в разі, зокрема, скорочення чисельності або штату працівників. Але скоротити штат працівників без штатного розпису неможливо — це необхідний документ для звільнення працівників у зв'язку з вказаними умовами. Отже, для дотримання норм трудового законодавства без штатного розпису не обійтися.
Знайте, що податкова комісія під час перевірки фізичних осіб — підприємців має повне право вимагати штатний розпис. Адже його відсутність вважають порушенням законодавства, за яке роботодавець несе адміністративну відповідальність згідно з ч. 1 ст. 41 КпАП, а саме — від 510 грн до 1700 грн. Тож рекомендуємо одразу розробити розпис. І все буде в порядку.
1 Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих доку- ментів/Укрдержархів.УНДІАСД;Уклад. О. М. Загорецька. — К., 2015. - 100 с.
Гриф затвердження розміщується в правому верхньому куті штатного розпису. Штатний розпис затверджують наказом або затверджує керівник підприємства.
Якщо штатний розпис затверджують наказом (належить до наказів з основної діяльності), гриф затвердження повинен мати такий вигляд:
— затверджено (без лапок);
— наказ (у називному відмінку), посада керівника підприємства, дата і номер наказу.
Якщо штатний розпис затверджує посадова особа, то гриф затвердження складається зі слів: затверджую (без лапок), вказується кількість штатних одиниць і місячний фонд заробітної плати, посада, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, дата.
Заголовок штатного розпису має відображати назву документа ("Штатний розпис" і назву підприємства (у родовому відмінку) із зазначенням року, на який затверджується документ (окремим рядком).
Текст оформлюється у форматі таблиці і містить такі графи:
— № з/п — проставляються номери структурних підрозділів, якщо такі є, залежно від підпорядкованості (як правило, розташовуються відповідно до затвердженої структури);
— назва структурного підрозділу — записується згідно з відповідним положенням про структурний підрозділ: "Бухгалтерія", "Планово-економічний відділ", "Відділ кадрів" тощо;
— назва професії (посади) — розроблення штатного розпису має здійснюватися на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинної структури і чисельності, положення з оплати праці) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема, Класифікатора професій ДК 003-2010 (далі — КП) (назви посад і професій мають відповідати назвам у такому Класифікаторі2). Наприклад, "Інженер з підготовки кадрів 1-ї категорії", а також можуть застосовуватися похідні назви до посади: "Віце-", "Перший заступник... ", "Заступник...", "Старший... " тощо.
Не можна застосовувати подвійні назви посад: наприклад, "Бухгалтер-касир", " Референт-діловод", " Секретар-адміністратор" (у наведених прикладах складові професійних назв робіт належать до різних розділів КП), окрім випадків, коли подвійні назви передбачено КП.
Приймаючи працівника на посаду, не передбачену КП, підприємство (роботодавець) порушує права працівника. У цьому випадку підприємству, відповідно ст. 265 КЗпП,може загрожувати штраф у розмірі 4173 грн за порушення вимог трудового законодавства;
^ Посадові інструкції розробляють та затверджують з урахуванням особливостей штатного розпису підприємства. Інструкції складають для працівників усіх посад, вказаних у штатному розписі (ч. 1 ст. 21 та ст. 29 КЗпП).
код за КП проставляють для уникнення помилок у формулюванні назви посади (професії) в наказі про прийняття (переведення на іншу роботу), надання працівникові певних пільг, якщо це передбачено законодавством, тощо;
— посадовий оклад, тарифна ставка (оклад) — встановлюють за кожною посадою (окремо) або групою штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації, проставляють розмір посадового окладу, тарифної ставки (окладу) згідно з умовами оплати праці, зокрема, затвердженими тарифною сіткою — для технічних працівників і робітників, та схемою посадових окладів — для керівного складу, професіоналів і фахівців підприємства;
— кількість штатних одиниць визначають за кожною посадою (професією) в межах відповідного структурного підрозділу і в цілому по підприємству залежно від потреби, планового обсягу робіт (послуг), затверджених норм праці тощо;
^ Працівника приймають не "на півставки",
як інколи вважають роботодавці, а на посаду
з неповним робочим часом з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу.
— надбавки, доплати роботодавець встановлює у штатному розписі самостійно (ст. 15 Закону про оплату праці) згідно з колективним договором за умови, що вони мають постійний характер (наприклад, за вислугу років на підприємстві, в галузі, наукову ступінь, наукове звання, володіння іноземними мовами тощо). Надбавки, доплати у встановленому розмірі (у гривнях) вносяться до штатного розпису з настанням у працівника права на їх отримання;
— місячний фонд заробітної плати — тут проставляють суму посадового окладу (тарифної ставки) і надбавки, доплати (за наявності) за кожною посадою, групою штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації.
У рядку "Разом по підприємству (установі, організації)" вказують сумарний показник граф "Кількість штатних одиниць" та "Місячний фонд заробітної плати".
Штатний розпис складають у двох примірниках. Перший залишається в канцелярії, а другий екземпляр прямує у відділ кадрів для набору працівників і складання звітів. Копія штатного розпису надається в бухгалтерію для нарахування зарплати.
М19 25.02.2019
ЗАТВЕРДЖЕННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ
Штатний розпис затверджують наказом керівника підприємства, який складають у довільній формі. Головне, що має бути вказане в наказі, — дата, з якою передбачено введення в дію штатного розпису (див. зразок).
Вона може відрізнятися від дати видання наказу або збігатися з нею. "Заднім числом" ввести в дію штатний розпис не можна — це єдине обмеження.
Зразок
ТОВ "Алькатрас"
НАКАЗ
20.01.2019 м.Київ № 14/шр-з
Про затвердження штатного розпису
- Затвердити та ввести в дію з 01.02.2019 штатний розпис ТОВ "Алькатрас" (додається) у кількості 1 штатних одиниць із місячним фондом заробітної плати 39876,00 (тридцять дев'ять тисяч вісімсот сімдесят шість грн 00 коп.).
- Визнати таким, що втратив чинність, із 01.02.2019 наказ директора ТОВ "Алькатрас" "Про затвердження штатного розпису" від 15.01.2017 № 12/шр-з.
Директор Боромицький В. М. Боромицький
Період дії штатного розпису можна не зазначати. У такому разі можна застосовувати його протягом усієї діяльності підприємства до внесення до нього змін і доповнень. Обмеження відносно терміну затвердження штатного розпису є лише для бюджетних установ — вони затверджують свої штатні розписи в місячний строк із початку року (абз. 1 п. 45 Порядку № 228). Інші (небюджетні) працедавці переглядають і затверджують штатні розписи за необхідності.
ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО ШТАТНОГО РОЗПИСУ
Протягом року до штатного розпису може бути внесено зміни в разі введення (виведення) штатних одиниць, змін розміру посадових окладів, а також змін суттєвих умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо).
Зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу по підприємству, у якому повинні бути висвітлені причини внесення цих змін.
Практикують два способи внесення змін до штатного розпису:
1) видати наказ про внесення змін до штатного розпису, перерахувавши зміни в тексті цього наказу;
2) затвердити наказом новий штатний розпис.
Наказ про внесення змін складають у довільній формі. У ньому вказують підстави змін і конкретну дату, з якої зміни набирають чинності.
Підставами для внесення змін у штатний розпис у цьому наказі можуть бути, наприклад:
— оптимізація організаційної структури підприємства;
— реорганізація підприємства;
— зміна обсягів діяльності;
— проведення заходів, направлених на поліпшення діяльності підприємства або його підрозділів.
Звільнення працівника, крім скорочення штату, наприклад, у зв'язку зі зміною обсягів діяльності, не є підставою для видалення зі штатного розпису посади, яку займав цей працівник.
^ Якщо звільнення пов'язано зі змінами істотних умов праці, то кожен працівник, якого це стосується, має бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці (ст.ст. 32 і 103 КЗпП).
Кількість і періодичність змін штатного розпису протягом поточного року не обмежені.
ТЕРМІН ЗБЕРІГАННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ
Штатний розпис є важливим документом, а тому для нього визначений певний термін зберігання. Звичайні підприємства мають зберігати цей особливий документ протягом 3 років. А от державні установи, де наявний архівний фонд, мають зберігати розпис протягом декількох десятків років.
Є три терміни зберігання штатних розписів та переліків змін до них за місцем складання і затвердження:
1) на державних і комунальних підприємствах, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (пп. "а" п. 37 Переліку № 578), вказані документи підлягають вічному зберіганню;
2) на державних і комунальних підприємствах, де не створюються документи Національного архівного фонду, термін зберігання — 75 років;
3) у всіх інших працедавців такий термін становить 3 роки (пп. "б" п. 37 Переліку № 578); так само 3 роки повинні зберігатися проекти штатних розписів і документи (довідки, пропозиції, виводи) про їх розробку (п. 58 Переліку № 578).
Отже, усе сказане дає змогу висновити:
— наявність штатного розпису, по-першеу спрощує прийняття кадрових рішень; по-друге, дозволяє підприємству та його посадовим особам уникнути адміністративної відповідальності у вигляді штрафів, адже ведення підприємницької діяльності за відсутності штатного розпису неприпустиме;
— відповідність посад у штатному розписі, згідно з Класифікатором, не тільки необхідно, але й вигідно самому підприємству; якщо працівники звільняються, то посади (штатні одиниці), які вони обіймали, стають вакантними. Тобто ви можете прийняти на них інших осіб у межах затвердженого вами штату. Постійно вводити/виводити штатні одиниці у зв'язку з прийомом/звільненням працівників вам не потрібно.
Юлія ТОМЧУК, економіст із праці І категорії м. Вінниця
Список використаних нормативно-правових актів:
- КЗпП — Кодекс законів про працю України.
- КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення.
- Закон про оплату праці — Закон України "Про оплату праці" від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.
- Порядок № 228 — Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.02 р. № 228.
- Наказ №57 — наказ Міністерства фінансів У країни "Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету" від 28.01.02 р. № 57.
- Перелік № 578 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту України від 12.04.12 р. № 578/5.